Ali biti stalno zauzet i biti produktivan nisu ista stvar.

Problem je što su mnoga pravila po kojima danas procjenjujemo nečiji rad nastala u vrijeme kada je produktivnost bilo mnogo lakše izmjeriti.

U fabrici možete da izbrojite koliko je proizvoda napravljeno za osam sati.

Kod poslova koji zahtijevaju razmišljanje, kreativnost, donošenje odluka ili rješavanje problema stvari nisu tako jednostavne.

Zaposleni koji pošalje 50 mejlova nije nužno uradio više od kolege koji je poslao pet.

Menadžer koji je proveo šest sati na sastancima možda nije riješio nijedan važan problem.

Ipak, četiri mita o produktivnosti i dalje opstaju.

Mit 1: Ko radi duže, uradiće više

Matematika na prvi pogled djeluje jednostavno. Ako jedna osoba radi osam, a druga deset sati, druga bi trebalo da uradi više.

Kratkoročno to ponekad jeste tačno. Kada postoji rok ili vanredna situacija, nekoliko dodatnih sati može da napravi razliku.

Problem nastaje kada prekovremeni rad postane pravilo.

Sa umorom pada koncentracija, raste mogućnost greške, a svaki sledeći sat ne donosi istu količinu kvalitetnog rada kao prethodni.

Uz to postoji i efekat koji se vidi tek sljedećeg dana - zaposleni koji je večeras ostao do kasno možda će sutra biti sporiji i manje koncentrisan.

Uprkos tome, u mnogim poslovnim kulturama i dalje se nagrađuje ono što je najlakše vidjeti.

Zaposleni koji je onlajn u 22 sata izgleda veoma posvećeno.

Kolega koji je završio posao i otišao u 17h može ostaviti potpuno drugačiji utisak, čak i kada je rezultat njegovog rada bolji.

Sati provedeni za računarom lako se broje. To ne znači da su dobar pokazatelj učinka.

Mit 2: Ako ste stalno zauzeti, sigurno ste produktivni

Prepun kalendar postao je svojevrsni statusni simbol.

Sastanak za sastankom, desetine nepročitanih mejlova i neprestano prebacivanje sa jednog zadatka na drugi stvaraju utisak da je neko veoma važan i potreban.

Ali možete da budete nevjerovatno efikasni u obavljanju poslova koje uopšte nije trebalo raditi.

To je posebno zanimljivo kada su u pitanju rukovodioci.

Menadžeru je potrebno nekoliko sekundi da zatraži novi izvještaj, ali će možda troje zaposlenih potrošiti nekoliko sati da ga naprave.

Jedan sastanak zakazan za deset ljudi ne troši sat vremena, već ukupno deset radnih sati.

Ponekad je zato najproduktivnija poslovna odluka vrlo jednostavna - otkazati nepotreban sastanak, ukinuti izvještaj koji niko ne čita ili donijeti odluku umjesto formiranja još jednog tima koji će mjesec dana razgovarati o njoj.

Mit 3: Ako ne možete da se koncentrišete, problem je u vama

Isključite notifikacije. Sklonite telefon. Napravite blokove vremena za duboki rad. Ne provjeravajte mejl.

Sve su to korisni savjeti, ali postoji problem - šta ako vam samo radno mesto ne dozvoljava da ih primijenite?

Mnogi zaposleni istovremeno moraju da prate mejl, interne četove, različite poslovne platforme i kalendar, da odgovaraju na poruke i prisustvuju sastancima, dok se od njih očekuje da obavljaju posao koji zahtijeva ozbiljnu koncentraciju.

Svaki prekid zahtijeva ponovno prebacivanje pažnje, a povratak na prvobitni zadatak nije trenutan.

Zato koncentracija nije uvijek samo pitanje lične discipline.

Ako kompanija od zaposlenog očekuje da odgovori na poruku za nekoliko minuta, bude dostupan na nekoliko kanala i istovremeno obavlja složen posao, možda nije problem u tome što zaposleni "ne zna da se fokusira".

Problem može biti način na koji je posao organizovan.

Mit 4: Postoji jedna formula produktivnosti koja radi za sve

Ustanite u pet ujutru. Najteži posao uradite prvi. Ne zakazujte sastanke prije podne. Radite 90 minuta bez prekida. Odgovorite odmah na svaki mejl. Ne otvarajte mejl dok ne završite najvažniji zadatak.

Savjeti o produktivnosti često potpuno protivrječe jedni drugima, a razlog je prilično jednostavan - ljudi nisu isti, a nisu isti ni njihovi poslovi.

Neko najbolje razmišlja rano ujutru, dok je drugome vrhunac koncentracije nekoliko sati kasnije.

Kreativcu možda trebaju dugi periodi bez prekida, dok osoba zadužena za rješavanje operativnih problema mora da bude dostupna praktično čitavog dana.

Zato sistem koji fantastično funkcioniše za jednu osobu može drugu samo dodatno da optereti.

Najzanimljivija ideja krije se iza sva četiri mita: produktivnost nije količina aktivnosti, već vrijednost koju ta aktivnost proizvodi.

Ako zaposleni automatizuje posao koji je ranije trajao tri sata i sada ga završava za deset minuta, on ne radi manje - postao je produktivniji.

Ako menadžer otkaže nepotreban sastanak za deset ljudi, kompanija je upravo dobila deset radnih sati bez zapošljavanja još jedne osobe.

A ako neko provede dva mirna sata razmišljajući i donese odluku koja spriječi tim da narednih šest mjeseci radi na pogrešnom projektu, ta dva sata mogu vrijediti više od čitave nedjelje pune sastanaka.

Dolazak vještačke inteligencije ovu razliku čini još važnijom.

AI danas može nevjerovatnom brzinom da proizvede mejlove, izvještaje, prezentacije, analize i druge poslovne materijale.

Ali mogućnost da proizvedemo više ne znači automatski da stvaramo veću vrijednost.

Zato možda pravo pitanje više nije: "Kako da uradimo što više posla?"

Mnogo korisnije pitanje je: "Koji posao je dovoljno važan da bi ga uopšte trebalo raditi?"

(Ona)