Pravo prijave na konkurs imaju naučnoistraživačke organizacije i naučna udruženja  upisani u Registar naučnoistraživačkih organizacija i naučnih udruženja koji se vodi pri Ministarstvu, a koji u tekućoj godini organizuju naučni skup.

Uslov za sufinansiranje je da je naučni skup klasifikovan i kategorisan, da postoji odluka odgovarajućeg tijela naučnoistraživačke organizacije/naučnog društva o organizovanju naučnog skupa, da prijavu na konkurs podnosi organizacija/organizator naučnog skupa i da je obezbijeđena precizna konstrukcija finansiranja održavanja naučnog skupa. Pored toga, uslov je i da su poznata naučna zvanja članova naučnog ili naučno-nastavnog odbora skupa, kao i naziv naučnoistraživačke organizacije u kojoj su zaposleni te da je organizator naučnog skupa ispunio sve ugovorne obaveze iz prethodnih godina, ukoliko je dobio podršku Ministarstva.

Rok za prijavu na konkurs je 30. septembar 2026. godine, a obrazac prijave može se preuzeti na internet stranici Ministarstva ili u Ministarstvu.